Расширен эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот

Практика перехода к безбумажному электронному документообороту

Расширен эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот

Максим Кайнер, бизнес-аналитик DIRECTUM, ответил на вопросы редакции PCWeek о проблемах и перспективах перехода на безбумажный документооборот. Насколько актуальна тема отказа от бумаги в корпоративном и государственном секторах, и почему до сих пор документация распечатывается и подписывается «вживую», читайте в обзоре.

Пока компании не ставят цели по переходу к безбумажному документообороту

Анализ запросов заказчиков DIRECTUM показывает, что о закрытии такой потребности, как уход от использования бумаги, речь при поиске и выборе ECM-решения практически никогда не идет.

Статистика запросов в двух популярных поисковых системах показывает, что темой пока мало интересуются — в месяц в России «безбумажный документооборот» ищут не более 400 раз, а с уточнением «безбумажный электронный документооборот» — менее 50 раз.

Для сравнения, поисковый запрос «система электронного документооборота» ищется более 9 500 раз в месяц.

Положение вещей характерно не только для России, но и для Запада. В частности, этому вопросу посвящен пост Грега Милликена (Greg Miln); автор уже в заголовке иронизирует на тему того, что мечта о безбумажном офисе насчитывает около 30 лет.

Тем не менее, это не означает, что заказчики совершенно не задумываются о сокращении потребления бумаги. Просто, данный эффект внедрения системы электронного документооборота не рассматривается как самостоятельная цель, а является только следствием автоматизации.

В каких случаях уже сейчас удается экономить на использовании бумаги

Так как напрямую цель перехода к безбумажному электронному документообороту, по крайней мере при внедрениях DIRECTUM и DirectumRX, не ставится, результаты с данной точки зрения оцениваются не часто.

Тем не менее, выкладки из оценок нескольких проектов говорят, что автоматизация 500 офисных работников крупного промышленного предприятия позволяет за год экономить на печати документов более полумиллиона рублей.

Эта сумма составляет менее четверти всего получаемого и просчитываемого экономического эффекта от внедрения, но и она теоретически может повлиять на выбор в пользу автоматизации.

Нужно заметить, что экономия на печати происходит только в рамках автоматизированных процессов.

При этом общий объем печати во всей организации может увеличиться из-за ускорения взаимодействия после внедрения СЭД — это частый случай, о котором говорят многие вендоры.

Более того, автоматизация конкретного бизнес-процесса за счет ECM менее чем в 10% случаев позволяет уйти от печати документов даже в рамках этого процесса.

Внедрение ECM-решения для решения различных бизнес-задач позволяет добиваться разных результатов с точки зрения сокращения объемов печати.

Максимальный эффект получают организации, которые переходят на юридически значимый электронный обмен учетными документами с контрагентами.

Благодаря развитию законодательства за последние годы электронные счета-фактуры, накладные и прочие первичные документы полностью заменяют бумажные аналоги, в том числе и при взаимодействии с контролирующими органами.

Частично избавиться от бумаги получается при внедрении решений для организации делопроизводства — внутренние документы, резолюции и поручения могут существовать в электронном виде. Аналогично при автоматизации совещаний и заседаний сокращается количество бумажных документов, создаваемых до и после встреч. Перспективны решения для управления закупками.

Интересен опыт использования системы электронного документооборота в Правительстве Удмуртской Республики. В рамках работы внутри государственного органа получилось полностью уйти от использования бумаги.

Был налажен процесс обмена электронными документами с региональными и федеральными органами и ведомствами для предоставления государственных услуг гражданам республики.

Это демонстрирует, что госорганы в рамках процессов внутри одной и даже нескольких структур могут перейти на безбумажный документооборот. Во многом это обусловлено законодательными инициативами, продвигаемыми на уровне страны.

Что препятствует переходу к безбумажному документообороту, и как это исправить

Затраты на печать и работу с бумажными документами не настолько велики, чтобы рассматривать их сокращение как выгоду.

ECM-системы внедряются не для перехода к безбумажному документообороту, а для получения других более ощутимых и очевидных эффектов: прозрачность процессов, снижение рисков, ускорение процессов и так далее.

Подчас переводить процесс в электронный вид не оправдано даже с экономической точки зрения. Так, например, обстоят дела с кадровыми процессами — работодатель, скорее всего, не будет выдавать каждому новому сотруднику ЭП.

Также можно говорить о недостатках нормативной базы, среди них — нечеткость ряда формулировок и общий рекомендательный характер, оставляющий выбор за организациями, которые могут просто не захотеть менять проверенные схемы работы.

Тем не менее, выбранный курс по-своему верен, так как резко насаждать новые подходы не следует, потому что переход на безбумажный документооборот и обмен потребует изменений на уровне ИТ-инфраструктуры в большинстве российских компаний.

Чтобы переход к безбумажному документообороту состоялся, внедрение ИТ-решений должно окупаться за счет экономии на поддержке работы с бумажными носителями (закупка и обслуживание оборудования, расходные материалы, издержки пересылки и доставки, затраты на хранение и поиск).

Согласно исследованиям AIIM инвестиции в конкретные ECM-решения более чем в половине случаев возвращаются за 1,5 года или меньший срок.

Соответственно, чтобы организации делали дополнительные вложения в СЭД специально для перехода к безбумажной работе, нужно ориентироваться приблизительно на такие показатели ROI.

Вендоры могут действовать в нескольких направлениях. Во-первых, продвигать правильные бизнес-практики и инновационные в своем роде решения, насаждать понимание, что работа без бумаги возможна и выгодна.

Во-вторых, участвовать в законотворческом процессе, чтобы ускорить процесс становления логичной нормативной базы. В-третьих, разработчикам нужно думать над тем, как уменьшать стоимость своих решений, делая их доступными для среднего и малого бизнеса.

Например, этого можно добиться за счет использования SaaS- и других облачных моделей.

Источник: PCWeek

Источник: //www.directum.ru/blog-post/915

Электронный кадровый документооборот в 2019 году

Расширен эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот

В апреле 2019 года в Сочи проходит Всероссийская неделя охраны труда-2019. В ходе её было озвучено предложение сделать так, чтобы единая электронная медицинская карта работника была открыта начальству и страховщикам.

Суть в том, чтобы сделать доступными работодателям и Фонду социального страхования (ФСС) данные о здоровье сотрудников. Считается, что это позволит им принимать превентивные меры, чтобы предотвращать появление хронических профессиональных заболеваний.

Создание единой медицинской карты работника аккумулирует в ней:

  • данные всех обследований, проведенных в обычных больницах и поликлиниках;
  • результаты профосмотров.

Это, в свою очередь, позволит страховщику и работодателю:

  • контролировать состояние здоровья сотрудника;
  • прогнозировать ранние риски воздействия на него вредных факторов, чтобы не довести человека до состояния, когда у него возникает профессиональное заболевание.

Также см. «Вредна ли работа за компьютером: озвучена позиция ФСС и Минздрава».

С 23 марта по 1 октября 2019 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.

В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2019 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы.

Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде. Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица). А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Что показал опыт с электронными больничными

«Мы хотим с Минздравом полностью перейти на электронный документооборот. И считаем, что надо изменить отношение к контролю за здоровьем человека.

BigData дает нам возможность создать социально-медицинский профиль человека и тем самым в рамках концепций нулевого травматизма и здорового образа жизни перейти к индивидуальному подходу к человеку, к индивидуальному контролю за его здоровьем и, возможно, к индивидуальному тарифу в социальные фонды».

Также см. «Семь золотых правил концепции нулевого травматизма».

Таким образом, индивидуальный контроль за здоровьем персонала может привести и к индивидуальным тарифам взносов в социальные фонды.

Что решили по электронной трудовой книжке?

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова,Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

По действующим правилам ФСС возвращает работодателям 20% средств от взносов на конкретном предприятии на устранение рисков для здоровья работников, профилактику профзаболеваний.

Потратить эти средства можно по 12-ти направлениям. В том числе:

  • на санаторно-курортное лечение работников;
  • приобретение средств индивидуальной защиты;
  • проведение профосмотров.

Также см. «Дан старт реформе профилактических медосмотров: подробности».

Известно, что ФСС планирует дать работодателям больше возможностей по расходованию этих денег. На практике, кому-то важнее открыть для работников массажный кабинет или соляную пещеру, которая позволит им быстрее и легче восстанавливаться.

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий».

Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта.

Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Способы мотивации

Основными мероприятиями по нематериальной мотивации – то есть по признанию результатов профессиональной деятельности, учитывающими многообразие мотивов, могут быть:

  • награждение сотрудников, показавших наилучшие результаты, благодарностями, почетными грамотами, корпоративными знаками отличия;
  • выдача символических подарков и сувениров (с фирменной символикой);
  • выдача профессиональной литературы работникам, показавшим наилучшие результаты;
  • предоставление возможностей для внедрения инициатив по улучшению качества функционирования компании;
  • занесение фотопортретов сотрудников, достигших эффективных результатов в профессиональной деятельности, на доску почета и/или в книгу почета, размещенных в офисе компании, на внутреннем портале, официальном сайте предприятия;
  • предоставление преимущества наиболее эффективным сотрудникам в ходе учета их пожеланий при составлении графика отпусков;
  • проведение торжественных мероприятий, включающих, в том числе публичную похвалу сотрудников, успешно выполняющих свои задачи, и создание условий для их общения с руководящим составом предприятия.

Также см. «Какие могут быть основания для нематериальной мотивации сотрудников».

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Источник: //vannacity.ru/poruchenie/perekhod-elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot-2020-goda-eksperiment-mintruda/

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

Расширен эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Источник: //iitrust.ru/articles/expert/eksperimenty-mintruda-kak-kadrovyy-dokumentooborot-stanovitsya-elektronnym/

Я президент
Добавить комментарий