Какими документами можно подтвердить расходы организации

Подтверждающие документы для включения расходов в расчет налоговой базы

Какими документами можно подтвердить расходы организации

Для принятия расходов в целях расчета налога на прибыль они должны отвечать двум критериям – быть экономически оправданными и документально оформленными.

Несоблюдение этих требований влечет за собой увеличение налоговой базы, начисление пеней и штрафов.

Чтобы организовать в компании корректное документальное оформление и учет затрат, необходимо наладить процесс документооборота и сделать инструкции для сотрудников, принимающих документы непосредственно у контрагентов.

Документальное оформление затрат на производство продукции

Примеры основных производственных расходов – материалы, амортизация основных средств, заработная плата сотрудников, взносы в фонды.

Подтверждение расходов на ТМЦ:

  • Товарная накладная;
  • Документы, подтверждающие принятие материалов к учету (приходный ордер М4);
  • Документы, подтверждающие списание материалов на производство (лимитно-заборные карты М8 и М9, требование-накладная М11, акт-требование на дополнительный отпуск материалов М10).

Подтверждающие документы зависят от формы налогообложения – например, если на предприятии действует УСН, уменьшить налоговую базу возможно сразу после расчета с поставщиком, не дожидаясь списания материалов в производство. В таком случае налоговому инспектору будет достаточно товарной накладной и приходного ордера.

Подтверждение расходов на основные средства:

  • Товарная накладная;
  • Инвентарная карточка ОС-6 (начисление амортизации).

Основания для принятия заработной платы в расчет налога на прибыль для удобства можно разделить на группы:

  • Основание для начисления – положение о заработной плате, положение о премировании, табели учета рабочего времени, приказы о поощрениях;
  • Расчетные документы – расчетные листы, лицевые счета;
  • Подтверждения выплат – расходные кассовые ордера, банковские ведомости.

Документальное оформление расходов на продажу

Статьи этих издержек очень разнообразны, они зависят от специфики деятельности предприятия. Примерами таких издержек могут быть аренда торговых площадей, реклама, материалы, транспортные расходы, оплата труда работников, представительские расходы, содержание помещений и т.д.

Основанием для принятия к учету оказанных услуг являются акт и договор. Обратите внимание на реквизиты, которые должны быть зафиксированы в акте – в противном случае могут возникнуть проблемы с налоговой инспекцией:

  • Название документа – должно соответствовать формулировке, прописанной в договоре. Если там указано – акт приема-передачи работ или акт приемки оказанных услуг – так и должен называться документ;
  • Дата составления, период, к которому относится услуга – это данные имеют значение для отнесения расходов к тому или иному периоду;
  • Подписи сторон – важно, чтобы должностное лицо, принимающее работы, имело на это право, подтвержденное локальным нормативным актом (приказом или доверенностью).

Подтверждение расходов на ГСМ осуществляется на основании путевых листов. Существуют унифицированные формы, но компании, не являющиеся транспортными, могут самостоятельно разработать форму данного документа.

Существуют такие издержки, например, аренда помещений, для списания которых достаточно только договора. В таком случае в договоре обязательно должна быть прописана сумма аренды.

Обязательно фиксируйте в учетной политике предприятия способ учета расходов (метод начисления или кассовый) для целей налогообложения. При проведении налоговой проверки инспекторы всегда требуют этот документ. Для удобства лучше выбрать метод начисления – при его использовании данные в налоговом и бухгалтерском учете будут максимально совпадать.

Представительские расходы – это издержки, связанные с приемом представителей других организаций: буфетно-кухонное обслуживание, транспортные услуги, оплата услуг переводчика.

Для оформления представительских расходов часто используется авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами – чеками, актами, счетами.

Существует форма АО-1, однако компания может разработать ее самостоятельно. Также важно доказать, что указанные расходы относятся именно к представительской деятельности.

Предприятие самостоятельно разрабатывает такой документ, но важно, чтобы там были указаны:

  • Место, время проведения;
  • Состав участников со всех сторон;
  • Сумма затрат;
  • Полученный результат (например, заключение сделки, подписание соглашения).

Также можно приложить приказ о проведении такой встречи и смету.

Документальное оформление общехозяйственных расходов

Эта группа может включать в себя заработную плату сотрудников административного отделения, информационные, консультационные услуги, судебные издержки, расходы на содержание офисных помещений. Подтверждение затрат осуществляется так же как описано выше.

Есть расходы, отнесение которых к той или иной группе зависит от того, с каким отделением предприятия они связаны.

Например, обучение работников может относиться как общехозяйственным, так и к общепроизводственным расходам. То же самое касается командировочных расходов. Последние рассмотрим подробнее.

Сюда относятся суточные, проезд, проживание и другие расходы, понесенные работником по согласованию с руководителем.

Для подтверждения командировочных расходов используются документы:

  • Авансовый отчет;
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • Служебное задание;
  • Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии.
  • Отчет о выполнении задания;
  • Чеки и квитанции на оплату проживания;
  • Билеты на транспорт, посадочные талоны.

Обратите внимание, что при заграничной командировке вместо командировочного удостоверения сотрудник может приложить копии страниц заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде.

Также в этом случае ряд документов будет предоставлен на иностранном языке, для принятия их к учету необходим перевод.

Требования к такому переводу законодательно не установлены, на практике его может сделать сам работник в приложении к авансовому отчету.

Источник: //buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/pervichnyj-uchet-dokumentooborot-arhiv/dokumenty-podtverzhdayushchie-raskhodyrasxodov-v-raschet-nalogovoj-bazy.html

Какими документами подтвердить расходы?

Какими документами можно подтвердить расходы организации

Затратына содержание дирекции строящихсяпредприятий относятся к прочим капитальнымзатратам (п. 4.7.

2 Инструкции по заполнениюформ федерального государственногостатистического наблюдения по капитальномустроительству, утвержденной ПостановлениемГоскомстата России от 3 октября 1996 г. N123).

Такие затраты не учитываются всоставе строительно-монтажных работ,которые включаются в Справку по формеN КС-3 , а принимаются к учету наосновании принятых к оплате счетов (п.7.5.2 Инструкции N 123).

Помимосчетов сторонних организаций, принятыхк оплате (например, по аренде офиса),такие расходы могут подтверждатьсярасчетно-платежными ведомостями навыдачу зарплаты, бухгалтерскимисправками, требованиями-накладными ит.п. (то есть обычной бухгалтерской»первичкой»).

Нужно ли нормировать расходы?

Дляопределения лимита средств, необходимыхдля выполнения строительно-монтажныхработ, существует Методика определениястоимости строительной продукции натерритории Российской Федерации (МДС81-35.

2004), утвержденная ПостановлениемГосстроя России от 5 марта 2004 г. N 15/1.Средства на содержание заказчика-застройщика(в частности, аппарата заказчика-застройщика)включаются в гл.

10 сводного сметногорасчета стоимости строительства (п.4.87 Методики).

Затратына содержание службы заказчика-застройщиканормируются только при строительствеобъектов за счет средств федеральногобюджета.

Иначеорганизация вправе устанавливатьсобственные нормативы (п. 4.87 Методики).

Однако,поскольку впоследствии указанныезатраты будут уменьшать налогооблагаемуюприбыль через амортизацию построенногообъекта, контролеры могут поинтересоватьсяэкономической обоснованностьюсамостоятельных нормативов организации.

Начисляется ли ндс на сумму прочих капитальных затрат?

Выполнениестроительно-монтажных работ хозспособомоблагается НДС (пп. 3 п. 1 ст. 146 Налоговогокодекса РФ). При этом налоговая базаопределяется как стоимость выполненныхработ, исчисленная исходя из всехрасходов на их выполнение (п. 2 ст. 159Налогового кодекса РФ) .

Чиновникисчитают, что облагать НДС нужно всекапитальные затраты, собранные на счете08 субсчет «Строительство объектовосновных средств».

Следовательно,они будут настаивать на том, что затратына содержание дирекции заказчика-застройщика,отраженные в бухгалтерском учете, тожеоблагаются НДС.

Однаконекоторые специалисты считаютнеправомерной такую позицию чиновников.Сопоставляя определение «строительно-монтажныеработы для собственного потребления»из Налогового кодекса РФ с технологическойструктурой капитальных вложений,приведенной в п. 4.1 Инструкции N 123, ониотделяют строительно-монтажные работыот других капитальных затрат.

Поих мнению, прочие капитальные затратыне относятся к строительно-монтажнымработам, а потому не являются объектомобложения НДС. Но, скорее всего, подобнуюточку зрения придется отстаивать всуде.

Е.Л.Веденина

Экспертпо бухгалтерскому учету

иналогообложению

«Главбух».Приложение «Учет в строительстве»,2006, N 4

ПЕРЕДАЕМСТРОЙМАТЕРИАЛЫ ПОДРЯДЧИКУ

Заказчик-застройщиккупил арматуру, которую отгрузилподрядчику для строительства объекта.На стоимость отгруженных материалов(с учетом НДС) заказчик-застройщикуменьшил сумму к оплате, отраженную вформе N КС-3, которую выставил подрядчик.

Но поскольку арматура была отгруженапо себестоимости, возникает вопрос: неявляется ли такая операция передачейматериалов на давальческой основе?Какой документ нужно составить напередачу материалов? Можно ли возместитьиз бюджета «входной» налог поарматуре, если она еще не переданаподрядчику, передана без наценки, еслив налоговом периоде отсутствует налоговаябаза по налогу на добавленную стоимость(нет выручки от реализации)? Как отразитьоперацию в учете?

Какквалифицировать передачу материалов

НиНалоговый, ни Гражданский кодекс РФ недает определения, что следует считатьпереработкой материалов (так называемойпереработкой давальческого сырья).

Вто же время ст. 220 Гражданского кодексаРФ под термином «переработка»подразумевает изготовление из материаловзаказчика новой движимой вещи.

Посколькуиз материалов, которые заказчик-застройщикпередал подрядчику, тот будет строитьобъект недвижимости, то отгрузку арматурыподрядчику нельзя рассматривать какпередачу материалов на давальческойоснове. Данное положение разъясненоПисьмом Главценообразования МинстрояРоссии от 30 мая 1995 г. N 12-155.

Вэтом случае происходит реализацияматериалов, стоимость которыхзаказчик-застройщик зачел в уменьшениесвоей задолженности перед подрядчикомза выполненные им работы по строительствуобъекта недвижимости.

Порядок учетастоимости материалов, переданныхзаказчиком подрядчику, изложен в п. 7.8Инструкции по заполнению форм федеральногогосударственного статистическогонаблюдения по капитальному строительству,утвержденной Постановлением ГоскомстатаРоссии от 3 октября 1996 г.

N 123, и разъясненв Письме УМНС России по г. Москве от 18октября 2000 г. N 03-12/43841.

Чтокасается реализации арматуры безнаценки, то согласно п. 1 ст. 40 Налоговогокодекса РФ, «если иное не предусмотренонастоящей статьей, для целей налогообложенияпринимается цена товаров, работ илиуслуг, указанная сторонами сделки. Покане доказано обратное, предполагается,что эта цена соответствует уровнюрыночных цен».

Зачетиз бюджета «входного» налога надобавленную стоимость по материалам,приобретенным для генподрядчика,заказчик-застройщик может произвести,не дожидаясь их реализации (пп. 2 п. 2 ст.171 Налогового кодекса РФ).

Если, конечно,соблюдаются условия, предусмотренныест. 172 Налогового кодекса РФ (материалыприняты к учету на основании соответствующихпервичных документов, есть счет-фактурапоставщика).

При этом ни факт отсутствиянаценки, ни отсутствие выручки в отчетномпериоде роли не играют.

Нормамигл. 21 Налогового кодекса РФ не установленазависимость вычетов налога по приобретеннымтоварам (работам, услугам) от фактическогоисчисления налога по конкретнымоперациям, для осуществления которыхприобретены данные товары (работы,услуги).

Реализациятоваров (работ, услуг) по конкретнымоперациям в том же налоговом периодене является обязательным условием дляприменения налоговых вычетов (ПостановлениеПрезидиума ВАС РФ от 3 мая 2006 г. N 14996/05).

Документальноеоформление сделки

Приреализации материалов следует составлятьнакладную на отпуск материалов насторону по форме N М-15, которая утвержденаПостановлением Госкомстата России от30 октября 1997 г. N 71а.

Еслидля заказчика-застройщика передачаматериалов подрядчику была разовойоперацией (и она уже осуществлена), тонет необходимости подписыватьдополнительное соглашение к договорустроительного подряда, оговаривающеепоставку материалов заказчиком. Ведьподписывая дополнительное соглашениена поставку материалов, заказчик беретна себя дополнительное обязательство,тем самым снимая ответственность запоставку материалов с подрядчика.

Поэтомупрежде, чем подписать дополнение кдоговору, необходимо определиться,какие именно материалы будет поставлятьзаказчик-застройщик, а какие будетзакупать подрядчик.

Кроме того, вдополнительном соглашении необходимоопределить порядок расчетов за реализуемыеподрядчику материалы (перечислениеденежных средств на расчетный счетзаказчика-застройщика, взаимозачет илидругой способ погашения денежногообязательства).

Теперьоб оформлении взаимозачета с подрядчикомна стоимость поставленных ему материалов.

Всоответствии с Порядком примененияунифицированных форм первичной учетнойдокументации, утвержденным ПостановлениемГоскомстата России от 24 марта 1999 г. N 20,в унифицированные формы первичнойучетной документации (кроме форм поучету кассовых операций) организацияпри необходимости может вноситьдополнительные реквизиты.

Такимобразом, вместо оформления с подрядчикомакта зачета взаимных требованийзаказчик-застройщик на стоимостьотгруженных строительных материаловможет уменьшить сумму к оплате по формеN КС-3, введя в нее дополнительную строку1

Примечание.Материалы может оплатить подрядчик

Пописьму заказчика-застройщика подрядчикможет оплатить строительные материалынепосредственно их поставщику, учтяперечисленные суммы во взаиморасчетахс заказчиком-застройщиком. В этом случаеполучателем материалов будет подрядчик(накладные оформляются на его имя).

Бухгалтерскийучет операции

Учетоперации рассмотрим на примере.

Пример.Заказчик-застройщик закупил для объектаарматуру на 35 400 руб. (в том числе НДС -5400 руб.). Эту арматуру он передал(реализовал) подрядчику.

Стоимостьарматуры была зачтена в счет оплатыработ, выполненных подрядчиком, их общаястоимость составила 1 062 000 руб. (в томчисле НДС — 162 000 руб.).

Такимобразом, в учете заказчика-застройщикабухгалтер должен отразить эти операцииследующими проводками:

Дебет10 субсчет «Строительные материалы»

Кредит60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

-30 000 руб. (35 400 — 5400) — принята к учетуарматура;

Дебет19

Кредит60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

-5400 руб. — отражен НДС по арматуре;

Дебет68 субсчет «Расчеты по НДС»

Кредит19

-5400 руб. — предъявлен к вычету из бюджетаНДС по арматуре;

Дебет60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

Кредит51

-35 400 руб. — перечислены денежные средствапоставщику арматуры;

Дебет62

Кредит91 субсчет «Прочие доходы»

-35 400 руб. — отражена выручка от реализацииарматуры;

Дебет91 субсчет «Прочие расходы»

Кредит10 субсчет «Строительные материалы»

-30 000 руб. — списана арматура, отгруженнаяподрядчику;

Дебет91 субсчет «Прочие расходы»

Кредит68 субсчет «Расчеты по НДС»

-5400 руб. — начислен НДС;

Дебет08 субсчет «Строительство объектовосновных средств»

Кредит60 субсчет «Расчеты с подрядчиками»

-900 000 руб. (1 062 000 — 162 000) — приняты работы,выполненные подрядчиком;

Дебет19

Кредит60 субсчет «Расчеты с подрядчиками»

-162 000 руб. — отражен НДС по работам;

Дебет60 субсчет «Расчеты с подрядчиками»

Кредит62

-35 400 руб. — зачтена стоимость арматуры воплату выполненных работ;

Дебет60 субсчет «Расчеты с подрядчиками»

Кредит51

-1 026 600 руб. (900 000 + 162 000 — 35 400) — произведенокончательный расчет с подрядчиком завыполненные работы.

О.Н.ГерманК. э. н., ведущий аудитор, начальник отделааудита строительных организацийАудиторской компании «МББ-Аудит»

«Главбух».Приложение «Учет в строительстве»,2006, N 3

Источник: //StudFiles.net/preview/3601960/page:3/

Подтверждение транспортных расходов — какими документами?

Какими документами можно подтвердить расходы организации

Подтверждение транспортных расходов — документы, служащие этой цели, чрезвычайно важны для обоснования такого рода затрат. Как документально обосновать указанные расходы и какие при этом нужно учесть нюансы, рассмотрим в нашем материале.

Что такое транспортные расходы?

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Итоги

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

  • продавцом товара;
  • покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Скачать форму транспортной накладной

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ. ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Скачать форму 1-Т

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Источник: //nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/podtverzhdenie_transportnyh_rashodov_kakimi_dokumentami/

Я президент
Добавить комментарий